Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Allgemeines
Wir stellen Dir diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um darüber zu informieren, wie wir mit Deinen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
SYNAOS GmbH
Goseriede 4
30159 Hannover
Tel.: +49 172 821 4444
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 217270
Registergericht: Amtsgericht Hannover
Datenschutzbeauftragter: ploon.compliance GmbH
Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.
Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:
Name (Vor- sowie Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
LinkedIn-Profil (optional)
Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 6 Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihre Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ für 12 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbung auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz. Durch Akzeptieren der Datenschutzerklärung willigen Sie in die etwaige weitergehende Speicherung Ihrer Daten und die Aufnahme in unseren „Talent Pool“ ein.
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.
Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Bewerbungsverfahren
Im Rahmen unseres Bewerbungs- und Recruitingprozesses setzen wir teilweise Anwendungen ein, die auf Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) basieren. Der Einsatz dieser Anwendungen dient ausschließlich der Unterstützung unserer mit dem Bewerbungsverfahren befassten Beschäftigten sowie der effizienteren Gestaltung interner administrativer und organisatorischer Prozesse. KI-gestützte Anwendungen können insbesondere dazu eingesetzt werden, Informationen und Inhalte aus dem Bewerbungsverfahren technisch zu verarbeiten, zu strukturieren, zusammenzufassen oder für die weitere interne Bearbeitung aufzubereiten. Dies kann beispielsweise die Zusammenfassung von Bewerbungsunterlagen, Gesprächsnotizen oder, soweit eine entsprechende Verarbeitung erfolgt, Transkripten von Bewerbungsgesprächen umfassen. Im Rahmen dieser Nutzung können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Sie uns während des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellt haben. Hierzu können insbesondere Ihre Kontaktdaten, Angaben zu Ihrem beruflichen Werdegang, Ihrer Ausbildung, Ihren Qualifikationen, Ihren beruflichen Erfahrungen und Kenntnissen sowie weitere in Ihren Bewerbungsunterlagen oder im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitgeteilte Informationen gehören. Die von uns eingesetzten KI-Anwendungen treffen keine Entscheidungen darüber, welche Bewerberinnen oder Bewerber im Bewerbungsverfahren weiter berücksichtigt, zu weiteren Gesprächen eingeladen oder abgelehnt werden. Die KI nimmt insbesondere keine eigenständige Bewertung, Einstufung oder Priorisierung von Bewerberinnen und Bewerbern vor. Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhende Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens nicht statt. Ergebnisse einer KI-gestützten Verarbeitung dienen lediglich der internen Unterstützung und ersetzen nicht die eigenständige Prüfung durch unsere Beschäftigten. Die Entscheidung über den weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens wird ausschließlich durch die hierfür zuständigen Personen getroffen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Einsatz der KI-Anwendungen erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens bzw. die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Soweit für einzelne Verarbeitungsvorgänge eine andere Rechtsgrundlage einschlägig ist, richtet sich die Verarbeitung nach der jeweils hierfür geltenden Rechtsgrundlage. Bei der Auswahl und Nutzung KI-gestützter Anwendungen berücksichtigen wir die anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie die Vorgaben der Verordnung (EU) 2024/1689 über Künstliche Intelligenz (AI Act). Dabei achten wir insbesondere auf einen datenschutzkonformen und zweckgebundenen Einsatz der Anwendungen, die Beschränkung der verarbeiteten personenbezogenen Daten auf das erforderliche Maß sowie angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten. Die im Zusammenhang mit KI-Anwendungen verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.
Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.
Wir stellen Dir diese Datenschutzerklärung, welche sich ausschließlich auf die im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens erhobenen Daten bezieht, zur Verfügung, um darüber zu informieren, wie wir mit Deinen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten bei uns umgehen.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
SYNAOS GmbH
Goseriede 4
30159 Hannover
Tel.: +49 172 821 4444
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 217270
Registergericht: Amtsgericht Hannover
Datenschutzbeauftragter: ploon.compliance GmbH
Personenbezogene Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses
Personenbezogene Daten sind Angaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie beispielsweise Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und Ihr Geburtsdatum, aber auch Daten über Ihren konkreten Werdegang etc., welche mit vertretbarem Aufwand einer bestimmten Person zugeordnet werden kann. Informationen, die nicht (un-)mittelbar mit Ihrer wirklichen Identität in Verbindung gebracht werden, sind hingegen keine personenbezogenen Daten.
Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Sollten Sie sich bei uns auf elektronischem Wege, also per E-Mail oder über unser Webformular bewerben, dann erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Mit dem Absenden einer Bewerbung auf unserer Recruiting-Seite bekunden Sie Ihr Interesse, eine Beschäftigung bei uns aufnehmen zu wollen. Sie übermitteln uns in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten, die wir ausschließlich zum Zwecke Ihrer Stellensuche/ Bewerbung nutzen und speichern.
Insbesondere werden dabei die folgenden Daten erhoben:
Name (Vor- sowie Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
LinkedIn-Profil (optional)
Kanal, wie Sie auf uns aufmerksam geworden sind
Außerdem haben Sie die Möglichkeit, aussagekräftige Dokumente wie ein Anschreiben, Ihren Lebenslauf und Zeugnisse hochzuladen. Darin befinden sich ggf. weitere personenbezogene Daten wie Geburtsdatum, Adresse etc.
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 6 Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Darüber hinaus behalten wir uns vor, Ihre Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ für 12 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens zu speichern, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren. Dies gilt beispielsweise auch für Bewerbung auf einen Ausbildungs- oder Praktikumsplatz. Durch Akzeptieren der Datenschutzerklärung willigen Sie in die etwaige weitergehende Speicherung Ihrer Daten und die Aufnahme in unseren „Talent Pool“ ein.
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses.
Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Bewerbungsverfahren
Im Rahmen unseres Bewerbungs- und Recruitingprozesses setzen wir teilweise Anwendungen ein, die auf Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) basieren. Der Einsatz dieser Anwendungen dient ausschließlich der Unterstützung unserer mit dem Bewerbungsverfahren befassten Beschäftigten sowie der effizienteren Gestaltung interner administrativer und organisatorischer Prozesse. KI-gestützte Anwendungen können insbesondere dazu eingesetzt werden, Informationen und Inhalte aus dem Bewerbungsverfahren technisch zu verarbeiten, zu strukturieren, zusammenzufassen oder für die weitere interne Bearbeitung aufzubereiten. Dies kann beispielsweise die Zusammenfassung von Bewerbungsunterlagen, Gesprächsnotizen oder, soweit eine entsprechende Verarbeitung erfolgt, Transkripten von Bewerbungsgesprächen umfassen. Im Rahmen dieser Nutzung können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Sie uns während des Bewerbungsverfahrens zur Verfügung gestellt haben. Hierzu können insbesondere Ihre Kontaktdaten, Angaben zu Ihrem beruflichen Werdegang, Ihrer Ausbildung, Ihren Qualifikationen, Ihren beruflichen Erfahrungen und Kenntnissen sowie weitere in Ihren Bewerbungsunterlagen oder im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitgeteilte Informationen gehören. Die von uns eingesetzten KI-Anwendungen treffen keine Entscheidungen darüber, welche Bewerberinnen oder Bewerber im Bewerbungsverfahren weiter berücksichtigt, zu weiteren Gesprächen eingeladen oder abgelehnt werden. Die KI nimmt insbesondere keine eigenständige Bewertung, Einstufung oder Priorisierung von Bewerberinnen und Bewerbern vor. Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhende Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens nicht statt. Ergebnisse einer KI-gestützten Verarbeitung dienen lediglich der internen Unterstützung und ersetzen nicht die eigenständige Prüfung durch unsere Beschäftigten. Die Entscheidung über den weiteren Verlauf des Bewerbungsverfahrens wird ausschließlich durch die hierfür zuständigen Personen getroffen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Einsatz der KI-Anwendungen erfolgt grundsätzlich auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens bzw. die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Soweit für einzelne Verarbeitungsvorgänge eine andere Rechtsgrundlage einschlägig ist, richtet sich die Verarbeitung nach der jeweils hierfür geltenden Rechtsgrundlage. Bei der Auswahl und Nutzung KI-gestützter Anwendungen berücksichtigen wir die anwendbaren datenschutzrechtlichen Anforderungen sowie die Vorgaben der Verordnung (EU) 2024/1689 über Künstliche Intelligenz (AI Act). Dabei achten wir insbesondere auf einen datenschutzkonformen und zweckgebundenen Einsatz der Anwendungen, die Beschränkung der verarbeiteten personenbezogenen Daten auf das erforderliche Maß sowie angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten. Die im Zusammenhang mit KI-Anwendungen verarbeiteten personenbezogenen Daten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist.
Weitergabe der Daten an Dritte
Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DS-GVO. Die Grundlage für die Verarbeitung ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen uns als verantwortliche Stelle und Personio.
Für die KI-gestützte Vorauswertung von Bewerbungsunterlagen (siehe Abschnitt "Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Bewerbungsverfahren") setzen wir die Technologie von Anthropic Ireland, Limited ein. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DS-GVO. Da Anthropic zur Erbringung des Dienstes Subauftragsverarbeiter außerhalb der EU/des EWR einsetzen kann, erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DS-GVO. Ihre Daten werden dabei vertraglich zugesichert nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. SYNAOS löscht die im Rahmen der KI-gestützten Vorauswertung erstellten Chatverläufe und Auswertungen spätestens 180 Tage nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Unabhängig davon werden die zugrunde liegenden Daten auch beim eingesetzten KI-Anbieter automatisiert gelöscht, in der Regel deutlich kürzer als 180 Tage, gemäß dessen aktueller Löschpraxis.
Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art.15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung (Art.16 DS-GVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf menschliche Überprüfung von Entscheidungen im Rahmen des KI-gestützten Auswertungsverfahrens (siehe Abschnitt 'Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Bewerbungsverfahren'. Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben sie nach Art. 7 III DS-GVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung.
Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die in diesem Online-Bewerbungsverfahren verarbeiteten Daten an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Ziffer 2.).
Abschließende Bestimmungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen des Bewerbungsverfahrens oder Ähnlichem abzubilden. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Zusätzlich zu dieser Datenschutzerklärung können Sie auf http://synaos.com/impressum.html unsere allgemeine Datenschutzerklärung einsehen.